המדריך לסיום יחסי עבודה – ניהול נכון של הליך השימוע

הליך השימוע נועד לאפשר לעובד להשמיע את עמדתו טרם תתקבל על ידי המעסיק החלטה העשויה לפגוע בזכויותיו. בתי הדין לעבודה קבעו שמדובר בזכות חשובה של העובד, ומעסיקים המפרים את החובה לקיים הליך שימוע תקין, מוצאים את עצמם חייבים לשלם לעובד פיצויים בעשרות אלפי שקלים.

מטרת המדריך היא לסייע לכם להתנהל בצורה נכונה ולהימנע מחשיפות משפטיות גבוהות ומיותרות. ככל שתיישמו את המדריך בעסק שלכם, תטמיעו אותו בארגון ותהפכו אותו ל-"נוהל פיטורים" מחייב, בהכרח תקטינו חשיפה לתשלום סכומים של עשרות אלפי שקלים לעובדים שלכם.

נבהיר שהחובה לקיים שימוע חלה לא רק כשהמעסיק מעוניין לפטר את העובד, אלא גם במקרה בו המעסיק מעוניין לקבל החלטה אחרת שיש בה פגיעה בזכויות העובד. למשל, הפחתת שכר מחייבת הליך שימוע.

במדריך הזה נתמקד בהליך הפיטורים, אך הכללים המפורטים בו יפים גם לעניין כל החלטה אחרת של המעסיק שיש בה בכדי לפגוע בזכויות העובד כגון הפחתת שכר, שינוי היקף משרה וכיוצא באלה.

בפרק האחרון למדריך תמצאו כללים מיוחדים להליך פיטורים שנעשה כחלק מהליך התייעלות או צמצומים של המעסיק. בפיטורים מסוג זה כל כללי הליך השימוע הרגיל רלוונטיים, בתוספת כללים מיוחדים.

שלבי הליך השימוע:

את הליך השימוע ניתן לחלק לשלושה שלבים:

• השלב הראשון: לפני השימוע.
• השלב השני: מעמד השימוע.
• השלב השלישי: לאחר השימוע.

אנו נדריך אתכם כיצד לבצע כל אחד מהשלבים בצורה נכונה, ולהימנע מחשיפות משפטיות.

השלב הראשון – הכנה נכונה של הזימון לשימוע

יש להכין זימון לשימוע מפורט ככל הניתן, כולל דוגמאות למעשים של העובד בגינם שוקלים לסיים את העסקתו. כך למשל, אם שוקלים לסיים את העסקתו של העובד בשל "אי עמידה ביעדים" או בשל "חוסר שביעות רצון", לא די לכתוב סיבות אלה באופן כללי, אלא יש לפרט ולתת דוגמאות.

דוגמה למכתב שימוע לקוי: "אנו שוקלים לסיים את העסקתך בשל חוסר שביעות רצון מתפקודך".

דוגמה למכתב שימוע תקין: "אנו שוקלים לסיים את העסקתך בשל חוסר שביעות רצון מתפקודך. חוסר שביעות הרצון בא לידי ביטוי בכך שאתה לא עומד ביעדים שהוגדרו לך. כך למשל, בתחילת עבודתך הוגדר לך יעד מכירות חודשי בסך 100,000 ₪, אולם בשלושת החודשים האחרונים אינך עומד ביעד זה".

במכתב הזימון לשימוע יש להביא לידיעת העובד כי עומדת לו הזכות להתייעץ עם עורך דין ולהתייצב לשימוע בליווי עורך דין. מומלץ לכתוב בזימון לשימוע שהעובד מתבקש להודיע למעסיק מראש אם בכוונתו להתייצב עם עו"ד או מלווה אחר מטעמו, על מנת לאפשר למעסיק להיערך בהתאם.

כמו כן, מומלץ לכלול הוראה לפיה היעדר התייצבות לשימוע תיחשב כוויתור של העובד על זכותו לשימוע, ובמצב הזה החברה תהיה רשאית לקבל החלטה על סמך החומר המצוי בפניה בלבד.

ככל שיש מסמכים שרלוונטיים לטענות המועלות כנגד העובד, יש לצרף אותם כנספחים לזימון לשימוע. למשל: דוחות נוכחות, דוחות ביצועים, תכתובות בהן הוזהר העובד לחדול ממעשיו, וכו'.

ככל שהעובד דורש לראות מסמכים נוספים, יש לשקול להיעתר לבקשתו ככל שמדובר במסמכים רלוונטיים להליך השימוע ולסיבות בגינן שוקלים לסיים את העסקתו. סירוב סתמי לדרישת העובד עלול להתפרש כחוסר תום לב של המעסיק, ולפגוע בתקינות הליך השימוע.

השלב השני – מעמד השימוע

כלל אצבע: את מועד השימוע יש לקבוע לאחר שני ימי עסקים מהיום בו נמסר הזימון לשימוע, לכל המוקדם. זאת, על מנת לאפשר לעובד מספיק זמן לבחון את טענות המעסיק ולהתכונן לשימוע.

אם העובד מבקש לדחות מעט את מועד השימוע, ככלל, מומלץ להיעתר לבקשתו. סירוב של המעסיק לדחות את מועד השימוע לבקשת העובד, עלול להתפרש כחוסר תום לב ולפגום בהליך השימוע.

אם העובד מבקש להגיש טיעונים בכתב, יש להיעתר לבקשתו.

במעמד השימוע יש להקשיב לטענות העובד ולהכין פרוטוקול שמשקף את תוכן הדברים. אין הכרח להקליד מילה במילה מהדברים שנאמרו, אולם על הפרוטוקול לשקף את מהלך שיחת השימוע.

בתום השימוע יש להחתים את העובד על הפרוטוקול. אם העובד מבקש לתקן את הפרוטוקול בנקודות מסוימות, יש לאפשר לו ולהחתים אותו פעם נוספת. את הפרוטוקול יש לשלוח לעובד לאחר השימוע, או לצרף אותו למכתב הפיטורים (או כל מכתב אחר המפורט בשלב השלישי) לאחר מכן.

השימוע נועד לאפשר לעובד להשמיע את טענותיו, ולכן אין להתווכח איתו במהלך השימוע. יחד עם זאת, המעסיק רשאי לענות לדברי העובד בצורה מכובדת, שלא על דרך הוויכוח, להעמיד דברים על דיוקם, ואם העובד מפנה למעסיק שאלות, מומלץ להשיב עליהן כבר במעמד השימוע, ככל שניתן.

השלב השלישי – החלטה לאחר שימוע

כלל אצבע: את ההחלטה לאחר השימוע יש לקבל כ-48 שעות לאחר שיחת השימוע. אין לקבל את ההחלטה מיד לאחר סיום השימוע, שכן עלול להתקבל הרושם שהשימוע נעשה כטקס בלבד, ללא כוונה אמיתית לשקול את טענות העובד, ופרק זמן קצר עשוי להעיד שההחלטה התקבלה מראש.

ההחלטה יכולה להיות פיטורים, המשך העסקה, אזהרה, כניסה לתקופת מבחן, שינוי יעדים ועוד. חלה חובה על המעסיק להביא את החלטתו לידיעת העובד בכתב.

על ההחלטה להיות מנומקת, ולהתייחס באופן ישיר לטענות העובד שהועלו בשימוע.

דוגמה להחלטת פיטורים לקויה לאחר שימוע: "בהמשך לשיחת השימוע, החברה החליטה לסיים את העסקתך".

דוגמה להחלטת פיטורים תקינה לאחר שימוע: "לאחר שהחברה שקלה את טענותיך, הוחלט לסיים את העסקתך מהסיבות המפורטות להלן: כפי שנמסר לך בזימון לשימוע, לא עמדת ביעדי המכירות שהוגדרו. במעמד השימוע טענת שהחברה לא מקיימת מספיק הדרכות, ולכן לא הצלחת לעמוד ביעדים. איננו מקבלים טענה זו. ראשית, החברה מקיימת מעת לעת הדרכות לעובדים. שנית, חבריך לעבודה עומדים ביעדים שהוגדרו להם, כך שאין סיבה מוצדקת לאי עמידה שלך ביעדים".

כלל יסוד – אין לקבל החלטה לפני שמיעת טענות העובד

בשום פנים ואופן אין לקבל החלטת פיטורים בטרם נשמעה עמדתו של העובד במסגרת הליך השימוע (אלא אם הוא ויתר על זכותו לשימוע). לאורך כל הדרך יש לשקף לעובד כי ההחלטה טרם התקבלה, וכי טענותיו ישמעו בלב שלם ונפש חפצה, המעסיק ישקול אותן, ורק לאחר מכן תתקבל החלטה.

על אותו משקל, אין לבצע פעולות היכולות להעיד שההחלטה לפטר את העובד התקבלה לפני השימוע. למשל: אין לגייס מחליף לתקן של העובד; אין לנתק את העובד ממערכות המעסיק (אלא אם קיימות נסיבות המצדיקות זאת) וכו'.

פיטורים הנובעים מהתייעלות וצמצומים

בתי הדין לעבודה קבעו ש-"צמצומים" או "התייעלות", אינן מילות קסם לפיטורי עובד ועל המעסיק לפרט בפני העובד מדוע דווקא הוא מפוטר כחלק מהתהליך, ולא אדם אחר העובד צמוד אליו.

מומלץ למעסיק להכין תכנית התייעלות וצמצומים טרם הפיטורים, ולתעד את הליך קבלת ההחלטות. למשל: במקרה בו הוצאות המעסיק עולות על הכנסותיו, ניתן להכין תכנית פיננסית שתביא את המעסיק לנקודת איזון או אפילו לרווחיות, על ידי הפחתת הוצאות כגון צמצום כח אדם, שחרור נכסי נדל"ן מכבידים, הפסקת התקשרויות שאינן נחוצות עם נותני שירות, וכו'.

כשהמעסיק בוחן את מצבת כח האדם בעסק לצרכי צמצום ובוחר את מי לפטר, עליו לשקול שיקולים עניינים בלבד. למשל: עלויות השכר של העובד, נחיצות התפקיד, ביצועים נמוכים מאחרים וכו'.

אין לקחת בחשבון שיקולים לא עניינים, כגון: גיל העובד, היריון, חופשת לידה, וכדומה. ונהפוך הוא: על המעסיק להתחשב בנתונים אלה כשיקול לטובת העובד, כלומר, כסיבה להשאיר אותו בעסק.

יש לשקול צעדים פוגעניים פחות, כגון הפחתת שכר במקום פיטורים, הפסקת תשלומים לקרן השתלמות, הפחתת היקף משרה, וכו'. כמובן שגם לפני נקיטת צעדים אלה, יש לערוך לעובד הליך שימוע תקין.

במכתב הזימון לשימוע יש להסביר לעובד מדוע דווקא הוא מועמד לפיטורים כחלק מהליך ההתייעלות.

דוגמה לניסוח לא תקין: "החברה נדרשת לצמצם את כוח האדם. לפיכך, אנו שוקלים לסיים את העסקתך".

דוגמה לניסוח תקין: "החברה לא עמדה בתחזיות שהוגדרו לה לשנת הכספים 2022. לכן, אנו נאלצים לצמצם את כח האדם בחברה. כחלק מהליך התייעלות כולל, החברה שוקלת לאחד את תקן המנהלת האדמיניסטרטיבית, כך שבמקום שיהיו שתי מנהלות, החברה תעסיק מנהלת אחת. הסיבה בגללה אנו שוקלים לסיים את העסקתך בשל איחוד התקנים, היא בגלל שאת עובדת חדשה יותר, ומועסקת בחברה כשנה. לעומת המנהלת הוותיקה יותר, המועסקת בחברה כבר 15 שנים".

סוף דבר

השתמשו במדריך זה בחוכמה, העבירו אותו לכל לבעלי התפקידים שיש להם חלק בהליך הפיטורים, כגון משאבי אנוש, הנהלת דרג ביניים והנהלה בכירה, והטמיעו אותו כנוהל פיטורים בעסק.

בכך, תימנעו מחשיפות משפטיות ותחסכו עשרות (ומאות) אלפי שקלים לעסק.

מטבע הדברים המדריך לא יכול להקיף את כל הסוגיות העולות בפיטורי עובדים בעסק שלכם. לכל אחד ולכל מקרה הנסיבות המיוחדות שלו והצורך בביצוע התאמות. ככל שיש לכם שאלות ספציפיות, אנו מזמינים אתכם לפנות אלינו ולקבל מענה נקודתי.